Author: Metroun

Bill of Quantities – Explained

Appointing a Quantity Surveyor to produce a Bill of Quantities (BoQ) has the potential to save a great deal of money on the contract price for many reasons, both before and during the contractual agreement and also post construction at final account stage. At Tender Stage With a BoQ the contractors will base their price on an identical list of items that are necessary to complete the works. As the Quantity Surveyor (QS) would produce the BoQ alongside design development, you can guarantee that the contractors would be including all the vital elements for your project, not giving them the opportunity to ‘omit’ or ‘miss’ anything required.A BoQ would enable them to price the right materials and crucially the correct quantities that are needed. This allows for a direct comparison to be made between contractors therefore facilitating a systematic check in how a contractor has built-up their price. In turn it would enable the QS to flag-up any items on the bill that seem too cheap or expensive, or where thecontractor frontloads their costs for example, and give a professional judgement on whether the overall price seems fair or alternatively over/under-priced. As certain elements can be compared it will help with negotiation and magnify certain areas where the price could potentially be lowered. Using a BoQ ultimately creates increased transparency to the tender process, therefore beinga major factor in obtaining more accurate costs from a contractor. Although it can be a lengthyprocess to get the BoQ into place and comes with certain cost implications, the benefits previously mentioned and others that will be drawn upon in the coming sections of this blog immensely out-way any negatives. During Construction Construction works inevitably change overtime when a project is on the ground and at certainstages. When a BoQ has been used to price the works, any variations that do occur during construction can be easily costed and added to the contractor’s price. It eradicates the possibility of a client, being exploited by the contractor, and charged too much for extra worksas the elements already have a price attributed to them. The extra quantity required can simply be multiplied by the original tender price for that element. This can also be beneficial in the opposite scenario. It’s possible that during construction it willbecome apparent that a certain element of works may not necessarily be needed, or the quantity priced could be reduced due to better ground conditions than expected for example.If this happened and a BoQ was in place, a simple calculation could be made to reduce the element rate by the quantity that was no longer required. Therefore, resulting in money being saved. It would also act as a sound platform from which regular payments could be valued. Indeed, contract sum analysis would also pave a way to assess tenders and value payments at regularintervals throughout construction however, the level of detail will not be on the same level as it would be with a BoQ in place. Post Construction Davis, Love and Baccarini (2009) list several advantages a BoQ will provide. One of which is the readily available information for asset management purposes once the building has been built. Consequently, life cycle estimates and maintenance costs can be accurately measured using the BoQ, providing a use of the BoQ post construction as well as at tendering stage. A further advantage (also backed up by Davis et al. 2009) would be during final account stage, as final payment could be evaluated upon the BoQ offering a straightforward, reliable, and fair means of valuing the contractors work. An effective and usable BoQ requires an extremely large amount of detail and so in its very nature can present itself to inevitable human error. However, this should not be a reason against using a BoQ for your project. It has been documented that BoQ errors do not play a major role in causes for variations. The advantages a BoQ will bring from start to finish and even during the life cycle of your project will be an invaluable addition any client and the construction of a proposed project. References Peter R. Davis, Peter E.D. Love, David Baccarini, (2009) Bills of Quantities: nemesis or nirvana?, Structural Survey, Vol. 27 Issue: 2, pp.99-108

JCT Contracts Explained

The joint contracts tribunal provides suites of standard forms of procurement processes and main contracts in construction. The first JCT

How Our Roads Are Built

Roads are a relatively ancient invention for the modern human. The first mention of road building came was over 6000

IR35 – What is it? And what will the changes really mean?

Definitions (for the purpose of this article): Contractor: the individual who is granted work by the employer and operates either as self-employed, through their own limited company or through an agency (in which case, the onus would be on the agency to determine employment status).  Company: the organisation who is acting as the employer and paying for services / expertise from the contractor. What is IR35? IR35 is a set of rules that applies to workers who provide their work through an intermediary party. The rules would apply to anyone who is contracting either under an umbrella company (agency) or through their own limited companies. The rules were essentially introduced in the year 2000 as a mechanism to combat tax avoidance. They are there to ensure that an individual contractor pays the equivalent tax and national insurance contributions as they would do if they were an actual employee, working for the company on their payroll and covering the same position / responsibilities.  As we will discover though, at present, this is very rarely happening.  How do current contractors escape high tax payments? The way contractors have traditionally set themselves up is to incorporate their own limited company where they are the sole employee. They pay themselves the minimum wage but come the end of the tax year, they take a big dividend payment which consequently incurs much lower tax implications. This is versus receiving the payments monthly and paying normallevels of income tax and National Insurance Contributions (NIC). The latest figures from HMRCshowed that due to this loophole, an extremely low 10% of contractors complied with the current IR35 rules leading to a very urgent calls for reform.  What is the current state of the Construction Industry? Within the construction industry the use of contractors is very commonplace due to the natureof the work being so highly fragmented and working on contracts that only run for a certain amount of time, such as 12 months to build a new car park or 18 months to build a new housing complex. After this time, the expertise of the individual is no longer needed and so historically this has been a good way for companies to keep staff overheads down and move with any given workload. Equally, the contractor can demand a much higher rate of pay due tonot receiving the usual benefits working for a company permanently provides.  Benefits to thecontractor: Benefits to the company: Due to the benefits listed above among others, the popularity and vast number of companies who use contractors, and indeed the number of individuals who choose to supply their services through an intermediary has been continually rising. Consequently, the construction industry has always seen a good balance of supply and demand in this area. What are the changes? Previously, the onus has been on the contractors limited company to determine the status of their employment for each individual assignment. The new rules mean that the onus will now be transferred from the contractor / freelancer to the company who actually employs them.  If the company is found to be employing a worker through the contracting method and they are not declaring their true rate of pay (rather paying themselves minimum wage and collecting large dividend payments), then the company will face extremely large fines. This will be enforceable for failing to meet a statutory obligation.  It will become the company’s responsibility to determine the employment status of their contractors. If it is deemed that the contractor is treated as a permanent employee (other thanthe fact they are being employed through their own private limited company), then the company is liable to pay all of the fees and tax contributions that they would otherwise need to pay if they employed the individual on a permanent basis on their normal payroll. Now, determining exact employment status is a notoriously ‘grey’ area and hard thing to do. Aquick search of the court cases surrounding this area show a vast number of separate battles, some with the contractor winning and some with them losing. A great place to start though would be where a business to business transaction (in this instance an employer paying a contractor for his services through an invoice), consists solely of that individuals’ wages and nothing else.   When will the new rules be introduced and enforceable? 

NEC3 & 4 What Is A Compensation Event?

If you’ve ever worked on an NEC Contract you would have heard the term Compensation Event (CE). If you haven’t heard the term, you may have heard of Relevant Events, used on other contracts like JCT. This article will aim to provide clarity on Compensation Events and provide you with some practical examples. Please click here for our selection of NEC tailored excel templates for download. “Compensation Events are events which are usually not the fault of the contractor and  change the cost of the work, or the time needed to complete it. As a result, the prices, key dates or the completion date may be reassessed, and in many cases the contractor will be entitled to more time or money” – Fenwick Elliot. The purpose of a CE is to place the contractor into the position he was in before the event occurred. In other words, if an event caused a contractor to lose £2,000, the CE would aim to reimburse the loss incurred. Alternatively, an event may cause a delay to the Completion Dateor Key Date. A CE will aim to alter these dates, so the effect of the event has no impact how early or late a project or key date completion is met. Disclaimer: The assumptions within this article are based on a non-amended NEC3 Engineering and Construction Contract. The clauses and project stakeholders will vary on different projects. Examples of Compensation Events (NEC3) This list gives examples of specific CEs from clause 60.1 of NEC3: ·  The Employer does not allow access to the site by the access date shown on the Accepted Programme